Tata Cara Permohonan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Pabrik Gula Naungan PTPN

Beberapa hari ini, saya mendapat cukup banyak pesan, baik dari IG, FB, dan email mengenai tata cara permohonan Praktik Kerja Lapangan (PKL).

Nah, agar saya bisa menjelaskan lebih gamblang lagi, maka saya membuat satu tulisan khusus mengenai hal ini. Sebelum saya melanjutkan, saya menginformasikan bahwa Pabrik Gula yang menjadi tempat saya PKL adalah pabrik naungan dari PTPN atau PT Perkebunan Negara. PTPN sendiri juga mengelola berbagai usaha perkebunan selain pabrik gula.

Pabrik Gula yang menjadi tempat saya PKL berada di bawah naungan PTPN X. Perusahaan ini memang menaungi banyak Pabrik Gula (PG) di sekitar Jombang, Kediri, dan Mojokerto. Sementara, ada juga PTPN XI yang menaungi PG di sekitar Lumajang dan beberapa kota di sekitarnya. Ada pula PTPN XII yang menaungi perkebunan di wilayah Jawa Timur. Baik PTPN X, XI, maupun XII semuanya berkantor di Surabaya dan letaknya cukup berdekatan.

Perlu dikatehui, segala bentuk administrasi di dalam PG yang dinaungi oleh PTPN berada di kantor pusatnya. Pihak PG tidak bisa memberi keputusan terkait izin PKL bagi mahasiswa atau siswa SMK. Ini baru saya ketahui saat saya bertanya kepada saudara yang bekerja di PG tempat saya tersebut.

Saya kira, dengan kekuatan “orang dalam”, saya bisa masuk beserta 3 rekan saya. Yah bukan rahasia umum, menggunakan kekuatan “orang dalam” masih menjadi andalan. Teman-teman saya yang lain pun juga melakukannya. Namun, ternyata kami harus mengikuti aturan dengan mengajukan permohonan ke pihak PTPN X. Tujuannya, agar sesuai dengan proses administrasi yang berlaku dan tentunya bisa dipertanggungjawabkan.

Apakah prosesnya sulit? Ternyata tidak. Kami menjalaninya dengan suka cita meski membutuhkan waktu cukup lama. Lalu, bagaimana proses pengajuan izin PKL di PG naungan PTPN? Berikut langkahnya.

Pertama, kita menghubungi pihak PTPN. Bisa melalui telepon atau email. 

Tanyakan kepada mereka apakah ada PG di bawah naungan PTPN yang masih menerima mahasiswa magang. Sampaikan pula tujuan kita mengenai PKL yang akan kita lakukan. Semisal, waktu kegiatan PKL.

Perlu diketahui, bahwa tidak seperti pabrik lain, PG hanya beroperasi pada musim giling. Biasanya, musim giling dimulai pada bulan Mei dan berakhir sekitar bulan Oktober atau November tergantung kebijakan PG masing-masing.

Waktu PKL ini penting karena kalau kita mengajukan izin PKL bukan saat masa giling, secara otomatis akan ditolak. Bagaimana bisa PKL wong pabriknya tidak beroperasi. Beberapa waktu lalu saya mendapat keluhan dari adik mahasiswa yang bertanya apakah bisa PKL di bulan Januari. Dengan mantap, saya menjawab kemungkinan besar tidak bisa lantaran hampir semua PG sedang tidak beroperasi karena belum masuk waktu giling.

Pekerja yang ada di sana pun biasanya hanya merawat alat. Saya pernah datang di bulan Desember saat tidak masa giling untuk tanda tangan laporan PKL ke pemimbing lapangan. Di sana, beliau sedang sibuk membuat laporan di dalam kantor. Padahal, biasanya beliau riwa-riwi ke berbagai sudut pabrik. Beberapa pegawai lain pun duduk-duduk santai karena memang ya tidak ada ada dikerjakan lagi. Maka, menentukan waktu PKL sebelum mendapatkan izin adalah kunci.

Kedua, jika pihak PTPN memberi informasi bahwa masih terbuka lebar untuk menerima siswa magang, maka langkah selanjutnya adalah membuat surat permohonan PKL dan proposal. 

Surat ini harus bertanda tangan pembimbing PKL di kampus dan ketua jurusan atau pejabat lain. Untuk proposal, harus berisi dengan cukup jelas rencana kerja singkat mengenai kegiatan PKL di PG tersebut.

Misalkan, saya berkuliah di Jurusan Kimia akan melakukan PKL lebih banyak di laboratorium. Sesekali mungkin saya berkeliling ke bagian produksi tetapi tidak banyak. Jadi, selama waktu PKL, saya harus menyusun kegiatan pada minggu pertama untuk apa, kedua untuk apa, dan seterusnya. Untuk itulah, mempelajari seluk beluk PG yang akan kita datangi secara sekilas adalah kunci. Paling tidak, ada gambaran kegiatan apa saja yang akan kita lakukan di sana.

Saya juga mendapat kebingungan dari seorang mahasiswa Teknik yang menanyakan apakah bisa PKL di bagian QC. Jujur itu bukan menjadi kewenangan saya karena saya tidak paham kalau jurusan teknik mempelajari apa saja. Namun, dulu saya pernah seminggu bersama anak-anak teknik lingkungan yang juga berada di bagian QC bersama kelompok saya. Maka, berkonsultasi dengan dosen di kampus juga merupakan kunci agar tidak salah posisi di dalam PKL.

Ketiga, setelah mengirimkan surat dan proposal, maka kita harus menunggu jawaban kembali. 

Oh ya, permohonan tersebut bisa dikirimkan lewat pos atau datang langsung ke kantor pusatnya di Surabaya. Kami dulu sepakat untuk datang ke kantor pusatnya agar ada kesan kami benar-benar ingin PKL di sana. Namun, karena saat ini masih pandemi, bertanya kepada mereka bagaimana cara mengirimkan permohonan juga penting.

Kita harus sabar menunggu sebelum permohonan kita di-ACC. Selama itu, kita harus punya pandangan tempat PKL lain kalau saja permohonan kita ditolak. Ya namanya memohon izin kerja, bagi saya ini hampir sama dengan mengirimkan lamaran pekerjaan. Sekadar diketahui, sebelum mengirimkan izin ke PG ini, kami sempat ditolak untuk PKL di sebuah pabrik lem. Padahal, saat bertemu salah satu HRD-nya, kami sempat diberi jawaban untuk bisa diterima. Namun, nasib berkata lain ternyata permohonan tertulis kami ditolak.

Keempat, setelah mendapat jawaban diterima, maka langkah selanjutnya adalah mengambil surat tugas PKL dari PTPN. 

Surat ini juga kami ambil langsung dulu ke Surabaya. Lagi-lagi, bertanya mengenai mekanisme pengambilan surat ini juga penting karena sekarang juga sedang dalam masa pandemi. Bisa saja, surat dikirimkan lewat email tanpa perlu ke Surabaya.

Kelima, ketika waktu PKL tiba, kita harus memberikan surat izin tersebut ke bagian administrasi PG tempat kita PKL.

Saya masih ingat, dulu ada ibu-ibu yang sangat baik menerima kami. Beliau langsung memberikan arahan dan kami menjalani masa pengenalan pabrik selama 1 hari. Baru pada hari berikutnya kami mulai magang.

Terakhir, berbaik hati kepada orang yang bekerja di PG juga merupakan kunci. 

Kita adalah pihak yang membutuhkan kerja sama mereka. Kadang saya sungkan karena pekerjaan mereka bisa saja terganggu dengan kehadiran saya dan teman-teman. Seperti, saat salah mengkalibrasi larutan dan sebagainya. Namun, namanya belajar hal itu wajar dan pasti mereka maklum.

Ketika pulang pada akhir pekan dan kembali ke pabrik, kadang kami membawa buah tangan. Saat perpisahan, kami memberikan cindera mata sekadaranya. Namun, ini tidak wajib ya hanya rasa terima kasih saja. Syukurlah, hingga sekarang, saya masih menjalin silaturahmi dengan beberapa pekerja pabrik. Bahkan beberapa waktu lalu, saya berkirim pesan mengucapkan selamat kepada salah seorang pekerja yang baru saja purna. Saya masih ingat bagaimana baiknya beliau membantu kami di sana.

Sebagai penutup, saya maklum saat ini kondisi sedang sulit. Mungkin banyak pabrik, termasuk PG yang membatasi kegiatan PKL mahasiswa. Ini saya tahu dari curhatan mahasiswa yang menghubungi saya bingung dan mulai frustasi tidak segera mendapatkan tempat PKL. Saya hanya bisa memberi semangat karena saya tahu bagaimana rasa resah mereka. Semoga saja ada kepastian dan PKL tidak harus di pabrik gula kan? Asal masih bisa sesuai jurusan dan ada ilmu yang bisa kita dapat dan kita kembangkan, maka kita bisa PKL di sana.

Jadi, tetap semangat ya buat adik-adik mahasiswa. Jika ada hal yang ingin ditanyakan mengenai PKL ini atau butuh contoh laporan PKL di PG, adik-adik bisa mengubungi saya lewat email.